JFS Administration
Det här är ett administrationsprogram/affärssystem för det mindre
företaget som vill ha bra rutiner för bokföring, försäljning, inköp och
lager. I JFS Administration är kundreskontran och leverantörsreskontran
tätt knuten till bokföringen och ni kan bokföra era kundfakturor,
inbetalningar, leverantörsfakturor och utbetalningar automatiskt via
journaler. Ni kan automatiskt skapa en faktura från flera
försäljningsorders och ni kan skapa periodfakturor som skapas vid
förutbestämda tidsintervaller.
Bokföring
I JFS Administration kan ni arbeta med flera företag,
vilket är perfekt för den företagsamme entreprenören med många olika
företag eller för den populära redovisningskonsulten. Ni kan även arbeta
med flera räkenskapsperioder samtidigt, 12 månaders, förlängda och
förkortade. I JFS Administration kan ni använda valfri redovisningsvaluta vilket är
en förutsättning om Sverige skulle gå med i EMU.
I JFS Administration kan ni säkerhetskopiera er viktiga
räkenskapsinformation för enskilda företag eller för alla företag och
sedan installera hela säkerhetskopian till ett program där ert/era
företag ännu inte är upplagda eller återkopiera säkerhetskopian om ni
redan har företaget/företagen upplagda i programmet.
JFS Administration stödjer standardiserad export och import, vilket
innebär att ni kan importera bokföringsdata från ert gamla
bokföringsprogram till JFS Administration. Ni kan även exportera
bokföringsdata till er revisors/redovisningskonsults bokföringsprogram
för att de skall kunna göra avstämningar och bokslut. Ni kan även
exportera bokföringsdata till Skatteprogram som används när
deklarationen skall upprättas.
Kontoplaner medföljer i programmet och det är enkelt att importera
kontoplaner från eller exportera kontoplaner till Excel. Kontoplanerna
passar för alla företagsformer och det är enkelt att lägga till, ändra
och ta bort konton i kontoplanen.
Ingående balanser kan automatiskt föras över från föregående
räkenskapsperiods utgående balanser och det är enkelt och smidigt att
göra ändringar i de ingående balanserna.
Det är enkelt att registrera era verifikationer i JFS Administration
och alla verifikationer finns i en överskådlig lista med smidig åtkomst
vid kontroller eller ändringar. Ni kan ändra
registrerade verifikationer genom att skapa ändringsverifikationer som
hänvisar till ursprunglig verifikation eller genom att stryka över
konteringar i felaktig verifikation. När ni registrerar verifikationer
kan ni skapa konteringsmallar genom att checka i en ruta som sparar
valda konton tillsammans med verifikationstexten. Nästa gång ni
registrerar en likadan verifikation så väljer ni bara verifikationstext
och kontonumren dyker upp enligt sparad mall. Ytterligare en
tidsbesparande funktion innebär att differensen mellan debet och kredit
automatiskt dyker upp på sista konteringsraden om ni trycker enter hela
vägen på den här raden.
Budget
I JFS Administration kan ni lägga in er resultatbudget fördelat per år
eller månad. Det här för att ni sedan snabbt och smidigt skall kunna
följa upp resultat mot budget och kunna utvärdera hur väl ni har lyckats
under perioden.
Objektredovisning
När ni registrerar era verifikationer kan ni även registrera intäkter
och kostnader på resultatenheter och projekt. Det här ger er möjlighet
att ta ut resultatrapporter för enskilda resultatenheter och projekt.
Resultatrapporten för projekt är perfekt för de företag som måste
upprätta projektredovisning. För företag som inte behöver
projektredovisning kan projekten användas för annan indelning, i t.ex.
avdelningar.
Bokföringsrapporter
Det finns en mängd bokföringsrapporter i JFS Administration. Momsrapport
som används vid upprättande av skattedeklaration och som
bokföringsunderlag vid bokföring av momsavstämningen, momsrapporten kan
även automatkonteras om man vill det. Huvudboken som visar alla
transaktioner uppdelat på konton är ett utmärkt hjälpmedel vid
avstämningar. Räkenskapsschema med summerade belopp per SRU-kod är ett
bra underlag vid inkomstdeklarationen. Resultatrapport som visar ert
företags prestation under en period med jämförelse till föregående år
och budget. Balansrapport som visar ett företags ställning vid en viss
tidpunkt. Verifikationslista som visar varje registrerad verifikation.
Ni kan även ta ut resultatrapporter för resultatenheter och projekt.
Alla rapporter kan skrivas ut på papper, bildskärm och till olika typer
av filer såsom Pdf-filer.
Försäljning
-Offert
Det är bra att tidigt samla in information om möjliga kunder och att
kunna skicka snygga offerter till dem. Offerten kan skapas för både
varor och tjänster och ni kan även ange varor, tjänster (fritext) och
kunder som inte finns i produkt- eller kundregistret på er offert.
Offerten är också bindande om kunden accepterar den här, varför det är
viktigt att offerten sparas på ett tryggt och säkert sätt. Om kunden
accepterar er offert kan ni automatiskt utifrån offerten skapa en
försäljningsorder och därefter göra lämpliga ändringar och lägga till
eller ta bort data.
-Order
Ni kan automatiskt skapa en order från en offert, men ni behöver inte
skapa en offert för att skapa en order. När ni har registrerat en order
i programmet har ni på ett tryggt och säkert sätt sparat information om
kundens beställning för vidare behandling vid leverans och fakturering.
En order kan skapas för både varor och tjänster och ni kan även ange
varor, tjänster (fritext) och kunder som inte finns i produkt- eller
kundregistret på er order. När ni har registrerat en order kan ni skriva
ut en orderbekräftelse som ni kan skicka till kund och en plocklista för
att kunna hämta orderns produkter och packa leveransen. När ordern är
klar för leverans kan ni skriva ut en följesedel som skickas tillsammans
med leveransen till kunden. Utifrån era levererade ordrar kan ni
automatiskt skapa en faktura från en eller flera ordrar genom att
markera ordrarna och trycka på en knapp. Ni kan även skapa en
inköpsorder från en eller flera ordrar genom att markera ordrarna och
trycka på en knapp.
-Fakturering
Ni kan automatiskt skapa en faktura utifrån flera ordrar men ni behöver
inte skapa en order för att kunna skapa en faktura. Ni kan skapa både
vanliga fakturor och kontantkvitton. Kundfakturan kan skapas för både
varor och tjänster och ni kan även ange varor, tjänster (fritext) och
kunder som inte finns i produkt- eller kundregistret på er faktura. När
ni har registrerat en faktura så kan ni skriva ut den och skicka den
till kund.
När ni har skapat en kundfaktura så uppdateras kundreskontran
automatiskt och ni kan se att en fordran på kunden har uppstått, en
bokföringspost skapas även för kundfakturan och ni kan sedan automatiskt
bokföra kundfakturan genom att skriva ut en fakturajournal. Ni kan
snabbt och enkelt med hjälp av flikar se vilka kundfakturor som är
obetalda och förfallna. Om ni sedan av en eller annan anledning tvingas
skapa en kreditfaktura till kunden så kan ni automatiskt skapa en
kreditfaktura genom att markera en faktura och trycka på en knapp.
Ni kan för fakturautskrift välja mellan två olika fakturamallar,
vanlig faktura och faktura med OCR-avi.
För återkommande fakturor kan ni skapa periodfakturor som skapar
kundfakturor vid förutbestämda tidsintervall med en enkel
knapptryckning.
-Kundreskontra
I JFS Administration har ni alltid aktuell information om obetalda och
förfallna fakturor. Ni kan snabbt och smidigt ta fram aktuell
information om fordringar på kunder vid en specifik tidpunkt och göra
avstämningar mellan verklig total kundfordran och bokförd total
kundfordran.
När era kunder betalar era fakturor kan ni snabbt och smidigt
registrera det här genom att markera de fakturor som blivit betalda ett
visst datum och trycka på en knapp. När ni har registrerat inbetalningar
uppdateras kundreskontran automatiskt och en bokföringspost skapas för
varje inbetalning vilka sedan automatiskt kan bokföras genom att skriva
ut en inbetalningsjournal. Ni kan läsa in inbetalningsfiler i det nya
formatet BgMax (Bankgiro Inbetalningar) från bankgirocentralen och
därigenom automatisk pricka av betalda fakturor.
Om kunderna inte betalar era fakturor i tid kan ni snabbt och enkelt
skapa betalningspåminnelser genom att markera flera fakturor under
fliken förfallna fakturor och trycka på en knapp. Ni kan ta ut en
påminnelseavgift och en kravräknare håller reda på hur många gånger ni
har skickat påminnelser för en specifik faktura.
Till kunder som har betalat för sent kan ni fakturera dröjsmålsränta.
Ni ser i en lista alla fakturor som är relevanta för räntefakturering
och ni kan även välja att ta bort en faktura i listan för vilken ni inte
vill skapa en räntefaktura. När ni skapar räntefakturor så hamnar dessa
bland de vanliga kundfakturorna med en av er vald produktbeskrivning.
Ränteberäkningar sker automatiskt i programmet.
Inköp
-Inköpsorder
Ni kan automatiskt skapa en inköpsorder från flera försäljningsorders,
men ni behöver inte skapa en försäljningsorder för att skapa en
inköpsorder. När ni har registrerat en inköpsorder i programmet har ni
på ett tryggt och säkert sätt sparat information om er beställning av
produkter till leverantören. Ni kan därefter skriva ut inköpsordern och
skicka den till leverantören och ni har underlag för att kontrollera
leverantörens faktura när den sedan inkommer. En inköpsorder kan skapas
för både varor och tjänster och ni kan även ange varor och tjänster
(fritext) som inte finns i produktregistret på er inköpsorder. Utifrån
era inköpsordrar kan ni automatiskt skapa en leverantörsfaktura från en
eller flera inköpsordrar genom att markera inköpsordrarna och trycka på
en knapp.
-Leverantörsfakturor
Ni kan automatiskt skapa en leverantörsfaktura utifrån flera
inköpsordrar men ni behöver inte skapa en inköpsorder för att kunna
registrera en leverantörsfaktura. Leverantörsfakturan kan skapas med
både varor och tjänster och ni kan även ange varor och tjänster
(fritext) som inte finns i produktregistret i leverantörsfakturan.
När ni har skapat en leverantörsfaktura så uppdateras
leverantörsreskontran automatiskt och ni kan se att en skuld till
leverantören har uppstått, en bokföringspost skapas även för
leverantörsfakturan och ni kan sedan automatiskt bokföra
leverantörsfakturan genom att skriva ut en leverantörsfakturajournal. Ni
kan snabbt och enkelt med hjälp av flikar se vilka leverantörsfakturor
som är obetalda och förfallna. Om ni sedan får en kreditfaktura från
leverantören så kan ni automatiskt skapa en leverantörskreditfaktura
genom att markera en leverantörsfaktura och trycka på en knapp.
-Leverantörsreskontra
I JFS Administration har ni alltid aktuell information om obetalda och
förfallna leverantörsfakturor. Ni kan snabbt och smidigt ta fram aktuell
information om skulder till leverantörer vid en specifik tidpunkt och
göra avstämningar mellan verklig total leverantörsskuld och bokförd
total leverantörsskuld.
När ni har betalat leverantörsfakturor kan ni snabbt och smidigt
registrera det här genom att markera de leverantörsfakturor som blivit
betalda ett visst datum och trycka på en knapp. När ni har registrerat
utbetalningar uppdateras leverantörsreskontran automatiskt och en
bokföringspost skapas för varje utbetalning vilka sedan automatiskt kan
bokföras genom att skriva ut en utbetalningsjournal.
I JFS Administration kan ni snabbt och smidigt även betala
leverantörsfakturor genom att markera de leverantörsfakturor ni vill
betala. Ni får sedan genom en knapptryckning fram en betalorder som ni
kan skicka till Bankgirocentralen som utför utbetalningarna åt er vid
rätt datum. Ni kan genomföra Svenska leverantörsbetalningar i SEK och
EUR både till Bankgiro och Plusgiro.
Export och EU-handel
Oavsett om ni exporterar tjänster eller varor till länder utanför EU
eller säljer tjänster och varor till andra EU-länder än Sverige så kan
programmet hantera det här. När ni vill fakturera utan moms checkar ni
bara i en ruta så skapas fakturan utan moms. Om ni säljer varor till
EU-länder så måste ni upprätta Kvartalsredovisning både när det gäller
vanlig EU-handel och trepartshandel. Kryssa bara i lämplig checkruta för
EU-handel och programmet upprättar kvartalsredovisningen åt er.
I JFS Administration kan ni skriva ut alla affärsdokument såsom
offert, order, plocklista, följesedel, fakturor, inköpsordrar och
betalningspåminnelser på både Svenska och Engelska. JFS Administration
kan hantera ett obegränsat antal olika valutor vid fakturering och
betalning med omräkning till vald redovisningsvaluta och automatisk
bokföring av valutakursvinst eller valutakursförlust.
Lager
I JFS Administration kan ni alltid få information om aktuellt lagersaldo
vilket ni kan jämföra med en av er angiven beställningspunkt. Ni kan
även för varje produkt se vilken leverantör som är rekommenderad för
respektive produkt. När ett behov av att köpa in fler enheter av
produkter till företaget har uppstått kan ni själva skapa en inköpsorder
som ni sedan kan skicka till er leverantör.
I JFS Administration kan ni arbeta med och sälja paketprodukter,
vilka utgör flera ingående produkter. När ni registrerar en paketprodukt
väljer ni bara i uppslagskolumner vilka produkter som skall ingå i den
här paketprodukten.
När ni lägger in produkterna i JFS Administration anger ni huruvida
de är lagervaror eller ej, varpå alla produkter som är ikryssade som
lagervaror syns i lagerstatistiken. I lagerredovisningen får ni alltid
aktuell information om varje lagervara när det gäller antalet enheter i
lager, antalet enheter som är reserverade av kund, antalet disponibla
enheter och antalet enheter som väntas inkomma från leverantörerna. Ni
kan även ta fram information om när beställda lagervaror väntas inkomma.
När ni vill eller ska inventera lagret så kan ni skriva ut ett
inventeringsunderlag där antal i lager för varje lagervara finns
specificerat. Ni registrerar sedan er inventering i programmet och kan
därefter få fram aktuell lagerstatistik.
I JFS Administration värderas varulagret enligt FIFU-principen (Först
In Först Ut) vilket innebär att värdet på varulagret alltid visar värdet
på de sist anskaffade varorna. Ni kan alltid ta fram aktuellt lagervärde
för enskilda lagervaror och totalt för hela varulagret.
|
